Mats Alvesson lyfter i en nyligen publicerad artikel i tidningen Affärsvärlden fram den ohållbara situationen med möteskultur där produktiviteten kan gå förlorad i en djungel av administrativa ärenden. 

Han skriver: Möten, möten och åter möten – en mindre lyckad del av arbetslivet. Möten är vanligt men det är sällsynt att folk säger något ordentligt tankeväckande. ”Ursäkta mig, men vad håller vi egentligen på med?" borde frågas oftare, enligt Mats Alvesson.

Jag håller med Mats Alvesson. Det är hög tid för företag att se över sin möteskultur och våga ifrågasätta hur effektiv den är idag och vilka steg man måste ta för att göra möten mer meningsfulla och produktiva.

Möten spelar en viktig roll för företagets utveckling. Det är här idéer föds, beslut fattas och relationer byggs. Men alldeles för ofta är dessa möten ineffektiva och man missar målet.

För en stor del av mötena är det enkelt att förbättra kvalitén. Det är alla informativa möten. Kunskapen som ska förmedlas når inte fram därför att många saknar metoder att förmedla den. En stor del av lösningen är att stötta människor som ska presentera, för det är där det brister mest. 

En värld i snabb förändring

PwC genomför varje år en global studie, Global CEO Survey, för att fånga upp utmaningarna som företagsledare ser komma. Studien från 2023 innehåller svar från 4720 företagsledare.

Nästan hälften (45%) av de tillfrågade som svarat i undersökningen ifrågasätter om deras verksamhet kommer att leva om 10 år med utmaningarna som kommer från generativa AI lösningar. Detta trots att de tror på att den globala marknaden för deras verksamheter kommer att växa.

Vad som krävs för att inte hamna efter anses att vara att företagen måste utveckla nya affärsmodeller och bli mer effektiva i det de gör.

Företagsledare upplever en enorm ineffektivitet inom många av företagens aktiviteter, allt ifrån beslutsmöten till email-kommunikation och de bedömer att 40 % av den tid som läggs på detta är ineffektiv.

Nyckeln till bra och effektiva möten

Att chefer spenderar en stor del av sin tid på möten innebär att de sällan får möjlighet att faktiskt leda, utveckla och stärka företagets humankapital och därmed bygga en mer dynamisk organisation vilket blir allt viktigare i dagens snabbföränderliga affärsmiljö.

Istället blir möten en plats där administrativa frågor dominerar och där det är svårt att ta tillvara på den samlade kompetensen i rummet.

Under alla år som jag arbetat med att hjälpa och utbilda människor att genomföra meningsfulla möten har jag identifierat fyra framgångsfaktorer som kan tyckas rätt självklara.

1.  Att formulera målet med mötet & skapa mening för de som skall lyssna

2.  Tid för att retoriskt förbereda mötet

3.  Metod och verktyg som stöttar talaren

4.  Tid att träna och förfina

Min övertygelse är att man måste fokusera på att utveckla de mänskliga aspekterna av kommunikationen – att lyssna, förstå och engagera. Det handlar om att skapa en miljö där människor känner sig trygga att uttrycka sig och där deras bidrag blir tydligt uppskattat och respekterat.

Jag är helt övertygad om att företag kan skapa en effektiv möteskultur genom metodik och tekniskt stöd, där allas röster hörs och där idéer och åsikter välkomnas.

Men förändring kräver mod och engagemang från företagsledare och beslutsfattare. Det kräver att man vågar ifrågasätta den befintliga möteskulturen och vara beredd att investera i nya metoder och verktyg för att förändra den. Det handlar om att våga tänka annorlunda och vara öppen för förändring.

Jag vet att vinsten inte bara är mycket bättre kvalitet på mötet. På det personliga planet kommer de som håller i möten uppleva att de blir mindre nervösa och det blir roligare och framförallt mera givande i mötet med lyssnarna.

Mats Alvesson påpekar att möten ofta präglas av konformism och ytlighet, där det är svårt att säga vad man egentligen tycker och tänker.  

Mats skriver: Mötesritualism – förutsägbara, standardiserade, roll-präglade möten – där man bekräftar sig och andra och inte krånglar till det med tydliga avsteg från funktionell dumhet (att man är lydig, grupporienterad och tänker innanför vad som är social acceptabelt) är vanligt. Tillvaron underlättas, men är inte så bra för effektiviteten. Möten där folk säger något ordentligt tankeväckande är sällsynta. ”Ursäkta mig, men vad håller vi egentligen på med” vore ofta en angelägen men i regel föga välkommen utsaga.

Bra förberedda möten kan förflytta berg

För att möta en allt snabbare förändring är det hög tid att företag och organisationer tar steget mot en bättre möteskultur. Genom att ge anställda stöd för att uttrycka sig på ett tydligt och engagerande sätt. Genom att främja en öppen och respektfull kommunikationskultur kan vi skapa en mer engagerande, produktiv och dynamisk arbetsmiljö som bidrar till att skapa möten där alla som deltar känner att mötet var väl använd arbetstid.

Erik Dahlkvist - CEO Convey Group AB och grundare av Hilma - Human Communication Empowering Platform

Läs Mats Alvessons artikel här